Events
Mit einem Event wird immer eine Botschaft vermittelt. Ganz gleich ob Sie Ihre Mitarbeiter mit einem außergewöhnlichen Betriebsfest motivieren wollen, Ihre Außendienstmitarbeiter auf neue Verkaufsstrategien vorbereiten, Ihre Kunden mit einer extravaganten Präsentation von einem neuen Produkt überzeugen oder Ihr Unternehmen öffentlichkeitswirksam in Szene setzen wollen.
Beginnend mit einem ausführlichen Briefing erstellen wir unter Berücksichtigung Ihrer vorhandenen Marketing-Strategien zunächst ein Veranstaltungskonzept, stimmen dies nochmals mit Ihnen ab und setzen es dann in Ihr Event um.
Ein ausgeklügeltes Checklisten-System, das durch jahrelange Erfahrungen immer wieder verfeinert und somit optimiert wurde, stellt einen reibungslosen und bestmöglichen Ablauf der Veranstaltung sicher.
Unser Full-Service - Ihr Vorteil:
* Gesamtverantwortung für das Event in professionelle Hände geben
* übersichtliches Kostenmanagement
* "Kopf frei" für's Wesentliche - Ihr Kerngeschäft!
Unser Event - Plansystem für Ihre perfekte Veranstaltung:
Briefing
Gemeinsam legen wir hier die Ziele, das Format und die Kernbotschaft der Veranstaltung fest. Das Teilnehmer- und / oder Besucherprofil wird besprochen. Wir reden über den Veranstaltungsort, das Programm, über den Stellenwert des Events innerhalb Ihrer Marketing-Kommunikation und zuletzt natürlich auch über Ihr Budget.
Location
Falls nicht vorhanden, muss der passenden Veranstaltungsort gefunden werden. Der Check befasst sich im Wesentlichen mit der Infrastruktur und den Besonderheiten der Räumlichkeiten (Größe, Stromversorgung, Akustik, Parkmöglichkeiten, Garderoben & Toiletten, Notausgänge, behördliche Auflagen, u.s.w.).
Programm
Soll sich ein roter Faden durch das Event ziehen? Spielt die Affinität zur Marke / Firma eine Rolle? Treten interne oder externe Redner auf? Wird die Veranstaltung moderiert? Gibt es ein Künstler- bzw. Rahmenprogramm, wie werden die Gäste begrüßt? Sollen für den Nachlauf Danksagungen oder Fotos verschickt werden? Wird eine Dokumentation zur Veranstaltung gewünscht?
Logistik
Hier legen wir den Gesamtablauf fest. Die Zeitpläne werden erstellt, die Genehmigungen eingeholt, das Personal wird eingeteilt und alle Vorbesprechungen geführt. Eventuelle Hotelabwicklungen werden geklärt, Beschilderungen für Parkplätze, Toiletten, etc. werden erstellt, die Bewirtungsmöglichkeiten werden koordiniert (siehe Catering-Check).
Design
Hier legen wir Wert auf ein stimmiges Gesamtdesign der Veranstaltung. Soll das vorhandene Corporate Design implementiert werden oder wird frei gestaltet? Ist der Charakter des Events festgelegt worden (festlich, sachlich, hightech, u.s.w.)? Von der Einladung über das Foyer, den Mailings, der Beschilderung bis hin zu den Fahnen, den Bannern, dem Counter und der Power-Point-Präsentation - alles wird perfekt auf eine Designlinie gebracht. Soll z. B. Ihre "Message" durch das Setdesign visualisiert werden?
Technik
Der Technik-Check ist ein wesentlicher Bestandteil der Veranstaltung, der leider oft unterschätzt wird. Wir besprechen das Lichtdesign, die Tontechnik, den AV- bzw. Multimedia-Einsatz, die benötigte Bühnengröße, den Strombedarf, u.v.a.m.
Bühnenanweisungen von Künstlern müssen abgestimmt und umgesetzt werden - außerdem legen wir die Präsentationsmedien (DVD, Video- und/oder Datenprojektion, Kameraeinsatz, etc.) fest.
Die drahtlose Kommunikation aller Verantwortlichen (Intercom) muss bestimmt werden.
Soll die Veranstaltung aufgezeichnet / dokumentiert werden?
Catering
Festlegung der Speisen (Buffet, Menü, Pausensnack, Mitternachts-snack, vegetarisches Angebot) und Getränke (Faßbier, Wein, alkoholfreie Getränke). Das Cateringrecht in fremden Locations muss beachtet, die Tisch- und Buffetdeko sowie das gesamte Inventar mit dem Caterer abgestimmt werden. Ist ein Kühlhaus vorhanden oder muss ein Kühl-LKW bereit gestellt werden? Sind zureichend Wasseranschlüsse bzw. Wasserabflüsse vorhanden? Wie groß ist der eigentliche Servicebereich und wieviel Servicepersonal wird benötigt?
Gewerke
Je nach Größenordung des Events sind zahlreiche Gewerke integriert. Alle beteiligten Partner und externe Firmen finden sich mit ihrer Dienstleistung in diesem Check wieder. Auch das benötigte Personal wird hierbei ermittelt - dies wiederum ermöglicht uns eine bessere Koordination des gesamten Ablaufes.
Budget
Der Budget-Check ist die Grundlage unseres Angebotes. Hier ersehen Sie die Einzelpositionen der jeweiligen Gewerke - vom Programm über die Technik, dem Catering, der Security, bis hin zum Reinigungspersonal. Selbst alle Kleinigkeiten sind hier aufgeführt. Unser Check ermöglicht ein perfektes Kosten-Management und erspart Ihnen unvorhergesehene Ausgaben bzw. "Überraschungen".
